Privacyverklaring

  1. Toelichting

De bescherming van jouw persoonlijke gegevens is voor het Sociaal Centrum – Lokaal Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw (SC-LSVW) van het hoogste belang. In deze privacyverklaring beschrijven we welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van jouw persoonlijke gegevens te garanderen conform de Belgische privacywetgeving en de Europese General Data Protection Regulation (GDPR). Met deze toelichting wensen we je duidelijk te informeren over hoe we binnen onze organisatie zorg dragen voor je gegevens.

  1. Privacyverklaring

Deze “Privacyverklaring” regelt de verwerking van je persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor de verwerking:

Sociaal Centrum – Lokaal Steunpunt Vrijwilligerswerk

Twaalf-Apostelenstraat 17

2800 Mechelen

Tel 015/21.22.70

Mail : lokaalsteunpuntvrijwilligerswerk@scarlet.be
Ondernemingsnr:: 0471.304.588

Lees de Privacyverklaring aandachtig door, want deze bevat essentiële informatie over hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt Door het verschaffen van persoonsgegevens, verklaar je kennis te hebben genomen van deze Privacyverklaring en ga je er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf..

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, gebruikers van onze diensten, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

 

Artikel 1 – Persoonsgegevens

1.1. Persoonsgegevens die je ons meedeelt:

  • categorie 1naam, adres , e-mailadres, geboortedatum, begeleiding van diensten als RVA, mutualiteit , werkervaring en andere optionele informatie
  • Categorie 2: bij samenwerking met diensten: jouw e-mailadres; naam verantwoordelijke ;organisatiegegevens nodig voor facturatie. Activiteiten  organisatie en welke functieprofielen gezocht worden als vrijwilliger, samenwerkingsovereenkomsten
  • Categorie3:jouw naam, adres, financiele gegevens, telefoon, samenstelling gezin, doorverwijzingsformulier van het Sociaal Huis, mutualiteit en andere
  • Categorie4: Naam, adresgegevens, rekeningnummers email van alle betrokken leveranciers van de Vzw
  • Categorie 5: alle nodige gegevens voor de wettelijk verplichtingen van de vzw als bv staatsblad
  • Cat 6: alle gegevens nodig van de werknemers van de vzw met het oog op werkreglementering

 

1.2. We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, intake gesprekken, inschrijving SK ,persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden. We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

 

Artikel 2 – Doeleinden van de verwerking

2.1. Algemene doeleinden

Artikel 2 Doeleinden van verwerking

SC-LSVW zal de bij jouw vergaarde persoonsgegevens uitsluitend voor volgende doeleinden gebruiken

 

  • Categorie 1: begeleiden van kandidaat-vrijwilligers naar vrijwilligerwerk, met opvolging en uitnodigingen ivm activiteiten en ondersteuning. Zorgen eveneens voor een verzekering voor onze vrijwilligers met als rechtsgrond gerechtvaardigd belang van SC-LSVW om te zorgen dat ze deze verzekering correct kan aanbieden in samenwerking met de betrokken verzekeraar.
  • Categorie 2: het werven van vrijwilligers voor uw organisatie en ruimere samenwerking voor de klanten van de SK  , facturatie, emails ivm activiteiten en opvolging vrijwilligers
  • Categorie 3:gegevens nodig voor toelating Sk en opvolging van het verloop. Deze gegevens kunnen evt met derde gedeeld worden ivm diensten die voedsel verdelen.
  • Categorie 4: de levering en facturatie van de bestelde producten en/of diensten, en de opvolging hiervan
  • Categorie 5: gegevens nodig voor het in orde blijven met de VZW wetgeving.
  • Categorie 6: Gegevens ndog voor de wettelijke reglementering rond tewerkstelling van mensen

Je bent niet verplicht om je persoonsgegevens vrij te geven, maar je begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten onmogelijk wordt wanneer je de verwerking weigert.

 

2.2. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

SC-LSVW zal jouw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, ruilen, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden. De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij wel aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. server,  …);
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
  • Het aanbieden van vrijwilligersverzekering
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Mail).

 

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard e nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

 

 

Artikel 3 – Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen de VSVw en jouzelf. Zo bewaren we je gegevens niet langer dan 2 jaar nadat je de laatste keer om onze dienstverlening hebt gevraagd of laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking, behalve voor gegevens in functie van de boekhouding (7 jaar).

Voor klanten van de sociale kruidenier houden we de gegevens gedurende 3 jaar bij.

Voor alle andere betrokkenen, sponsors, leveranciers ed is dit de wettelijke termijn

Artikel 4 – Jouw rechten

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven  welke wij van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kan je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde van jou persoonsgegevens verwerkt worden.  Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van jezelf direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. 

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om je je identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er wordt tot slot geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

Artikel 5 – Veiligheid en vertrouwelijkheid

5.1. Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

5.2. In geen geval kan Sc-Lsvw  aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

5.3. Je dient  zelf te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven, onder andere door elke niet toegestane toegang tot jouw login en code te voorkomen. Je bent dus als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt vanaf de website van jouw computer, IP-adres en van je identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.

 

Artikel 6 – Toegang door derden

6.1. Teneinde je persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot je persoonsgegevens aan onze werknemers.

6.2. We garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring.

 

Artikel 7 – Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.  Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be